01.11.2010

Како да напишеш деловно електронско писмо

сподели на пинг

Електронската комуникација, меѓу другото, бара од тебе поретко или почесто да напишеш деловен и-мејл, односно електронско писмо. Без разлика дали станува збор за апликација за работа, комуникација со долгорочен соработник, понуда за соработка до потенцијален деловен партнер или нешто сосема друго, не е сеедно како ќе го напишеш. Како и многу други навидум секојдневни и неважни елементи од твоето однесување, и способноста за електронска комуникација влијае врз впечатокот за твојата професионална способност.

# Најпрво, да дискутираме општо за јазикот и за формата. Без оглед на тоа колку го познаваш примачот на мејлот и колку ти е близок, едноставно нема поента да испраќаш неписмен мејл. Обиди се да се изразиш прецизно и јасно. Не употребувај маратонски реченици и пасуси, кои примачот ќе треба да ги чита трипати и пак да не е сигурен дека ќе ги разбере. Не пишувај предолг мејл. Долгите и широки објаснувања остави ги за директна комуникација или, ако тоа е неопходно, испрати ги прикачени во прилог на мејлот (како атачменти). Потруди се да немаш правописни, а уште помалку печатни грешки.

Важат сите јазични правила што веќе сме ги дискутирале, а во продолжение наведуваме и други.


# Насловот (subject) на мејлот е исклучително важен, особено ако сакаш брз одговор. Во него треба најточно да ја формулираш темата на електронското писмо, зашто примачот прво го гледа токму тоа. Апсолутно се без ефект општи наслови од типот:

Соопштение за медиумите

Соопштение број 15

Покана за прес

Прашање

Здраво


Претпостави дека примачот можеби добива и по десет или повеќе вакви пораки дневно. Многу од нив веројатно завршуваат неотворени или се отвораат предоцна бидејќи примачот може да претпостави дека станува збор за уште еден спам.


# Обраќање. Изоставањето на обраќањето е крајно непристоен и несоодветен деловен потег. Размисли како ќе му се обратиш на примачот за да постигнеш најдобар ефект. Тоа можеш да го направиш на повеќе начини:


Почитувани,

Почитуван г. Петровски,

Почитувана г-ѓа/г-ца Петровска,

(Почитуван) Дејан

(Почитувана) Ана


Изборот ќе треба да го направиш врз основа на дотогашните контакти со лицето-примач, колку го познаваш и во какви деловни односи сте. Неодредената форма „Почитувани“ употреби ја само во случај ако мејлот е насочен кон неодреден примач. Во сите други случаи употреби конкретно презиме или име, кои ќе ги додадеш на уважувачката одредница или, пак, само име без дополнителна одредница, пак во зависност од заемните односи.

Забелешка: Скратениците што се утврдени со Правописот на македонскиот јазик за овие титули за учтиво обраќање се следниве:

господин - г.

господа - г.г.

госпоѓа - г-ѓа

госпоѓица - г-ца

Тоа значи дека не треба да употребиш г-дин или г-ѓица или некои трети форми.


Освен што не треба на непознат примач да му се обраќаш како заедно да сте играле џамлии пред зграда, важи и обратното. Не претерувај со учтивоста доколку примачот ти е долгогодишен соработник и личност со која веќе имаш остварено понепосредни деловни односи. Задржи ја деловната форма, но без сервилност, бидејќи и тоа може да постигне спротивен ефект. Одмереноста и добрата процена се битни лични квалитети.


Имај предвид и дека е погрешно мешањето на неодреденото обраќање со име и презиме. Впрочем и воопшто, употреба на целосно име и презиме во функција на обраќање не е својствена за нашиот јазик.


Почитувани Ана Петровска,

Ана Петровска,


(да, и вакви мејлови добиваме)


По обраќањето стави запирка и продолжи во нов ред со голема буква. Меѓу обраќањето и главниот текст остави еден празен ред, за да добиеш поголема прегледност.

# Пишувај кирилично. Кога комуницираш на македонски, пожелно е мејлот да го пишуваш со кирилични букви. Македонска тастатура е најдобро решение, бидејќи примачот може да го нема на својот компјутер фонтот што ќе го употребиш. Латинични деловни мејлови, пак, оставаат непрофесионален впечаток. Е сега, и самите сме биле во ситуација да препраќаме мејл со латинично писмо, бидејќи примачот не знаел како да се ослободи од „мајмуните и прашалниците“, но тука речиси и не можеш ништо да сториш освен да чекаш да порасне општата основна компјутерска писменост.

Ако сепак решиш да користиш фонтови, потруди се барем тоа да не бидат специјални, ниту некои од типот на „Комик санс“. Употреби некој од општите, што ги има буквално во секој компјутер.

Внимавај и на величината на буквите - 12 се смета за просек, а 18 за несериозност. Со преголеми букви, примачот може да добие впечаток дека му викаш на уво.

# Повторно, во зависност од односот со примачот, одреди дали ќе го персираш или не. И придржувај се до решението, т.е. не мешај „ти“ и „Вие“ во еден ист мејл. Доколку ја користиш втората варијанта, пожелно е „Вие“ да го напишеш со голема буква, исто како и сите други зборови што ја изразуваат учтивоста:

...ја разгледав Вашата понуда...

...ќе Ви одговориме на барањето...

...Ве посочивме Вас како најсоодветен кандидат...

# Потпис. Овој елемент е, исто така, задолжителен и не смее да се изостави. Во сите сервиси за електронска пошта можеш да креираш потпис, кој автоматски ќе стои на дното на мејлот. Освен целосно име и презиме, пожелно е тој да ги содржи функцијата на која работиш, контакт-телефон од канцеларија и мобилен, електронска адреса (и покрај тоа што примачот секако гледа од која адреса му стигнал мејлот) и веб-страница (доколку имаш).

Но, пред овој електронски потпис, пожелно е повторно да стои некоја одредница, која ја избираш во зависност од односите со примачот.

Со почит,

Срдечно,

Имајте убав ден,

Поздрав,

По одредницата стои запирка, а во следниот ред и автоматскиот (или рачен) потпис.

24 коментари:

  1. Одлично!
    Отсега, кога некој „ќе ми згреши“ со моронски напишана порака, ќе му го препратам овој линк. Нека научи.
    Второ, ова го добија сите мои вработени. Ќе ги испрашам :)

    Поздрав,
    Ванчо Орданоски

    ОдговориИзбриши
  2. еми мејл ќе беше е-пошта, електронска пошта, порака, или?

    ОдговориИзбриши
  3. Да не звучам ко да се бунам против веќе утврдените граматички правила во нашиот јазик, меѓутоа јас лично би ја употребил кратенката г.г. само доколку му се обраќам писмено на дедо Стефан. :))
    Во секој случај ти благодарам за корекцијата. Јас сум еден од оние кои сметеше дека е правилно обраќањето со „г-дин“.

    ОдговориИзбриши
  4. Бисерка,

    Честитки за постот (ми се допадна и темата, но и содржината) и една исправка: Comic Sans е фонт кој доаѓа во пакет со Windows веќе 10-тина години наваму, што значи, ако веќе се фати за него, тој е прилично распространет. Нормално, тоа не го намалува во никој случај значењето на пораката која со таа реченица ја испраќаш. :-)

    Ќе додадам уште една препорака: заради прегледност, добро е да се дели текстот на пасуси, а тие по можност да се на секои 3-4 реченици, не повеќе. Секако, пасусите се и мисловни целини, па не треба да се пренебрегне и тој критериум кога се прави поделбата на текстот.


    Поздрав,
    GoodBytes (кој токму вака ги форматира своите електронски пораки)

    ОдговориИзбриши
  5. @GoodBytes Комик санс беше спомнат, како несоодветен, а не како редок фонт :)

    ОдговориИзбриши
  6. Која е точната кратеница за доктор...д-р?
    Поздрав

    ОдговориИзбриши
  7. @Anonymous Точната скратеници за доктор е д-р (и аналогно м-р за магистер). Погрешно е д-р. или др.
    И притоа, се пишуваат со мала буква, значи не Д-р, освен ако не станува збор за почеток на реченица

    ОдговориИзбриши
  8. Изразот „имај убав ден“ е буквален превод од англиското „have a nice day“, кој за жал сѐ повеќе го среќаваме кај нас.Нашата фраза е „ви посакувам добар ден“.

    ОдговориИзбриши
  9. Одличен туторијал! Морам вака да го наречам :)

    Често ме прашуваат на темава и конечно најдов нешто блиско, а сепак стручно објаснето.

    Шеринг ис Керинг ќе биде ова.

    Поздрави и честички

    ОдговориИзбриши
  10. Ми падна во очи изразот „имај убав ден“, но Аnonymous веќе оставил забелешка за ова. Се сложувам со него дека е буквален превод на изразот од англискиот и тоа дека без проблем истата функција ќе си ја завршат „ви посакувам добар ден“ или само „пријатен ден“, кои се многу поприродни.
    Честитки за постот и за „Лектор“.
    Билјана Чагароска

    ОдговориИзбриши
  11. Анонимен11 март 2012 03:38

    Нема ли одделни кратеници за д-р -- доктор на науки и др.- лекар?
    На неколку интернет страници д-р го користат за лекар, а на други страници др. Од друга страна и др. се користи за друго. Ова навистина станува збунувачки. Не би требало ли да бидат разграничени доктор на науки и лекар?

    ОдговориИзбриши
  12. Анонимен22 март 2012 15:02

    AnonymousMar 10, 2012 06:38 PM
    Ви благодарам за одговорот.

    ОдговориИзбриши
  13. Анонимен07 април 2012 18:04

    Одличен текст

    ОдговориИзбриши
  14. Анонимен19 април 2012 02:04

    Во врска со користењето на скратениците за доктор(лекар и стоматолог) и доктор на науки можам да ви кажам дека сите ги мешаат и во медицината и во академијата (јас сум доктор на стоматологија и магистер и затоа знам:). Правилото е следно:
    доктор лекар: Др. (со точка)
    доктор на науки: д-р (мала буква, со цртка без точка)
    магистер:м-р (исто)
    Поздрав за сите, одлична статија! Писменоста за сопствениот јазик ни е на многу ниско и загрижувачко ниво....

    ОдговориИзбриши
    Одговори
    1. Сметам дека грешиш.
      Кратенка за доктор е д-р (без точка), а после тоа следи објаснувањето. На пример, д-р по стоматологија (тоа што сме ти и јас), д-р на стоматолошки науки (популарно д-р сци. за тој што има одбрането докторска дисертација, аналогно на тоа д-р на медицински науки и сл.)

      Избриши
  15. Анонимен07 мај 2012 18:23

    Anonymous ти благодарам на одговорот. Бидејќи долго време бев во дилема.

    ОдговориИзбриши
  16. Можеби ова станува досадна тема, но Ве молам, Бисерка или Маја да ми одговорите за дилемата околу скратеницата за доктор на науки и лекар. Ве Молам. Зашто погоре прочитав различни милења.

    Поз

    ОдговориИзбриши
  17. Анонимен03 април 2013 11:43

    Некој од лекторите нека даде информација околу точното означување и разграничување на титулите: доктор на науки, доктор по медицина/стоматологија ...

    ОдговориИзбриши
  18. Како што напишав и погоре, доктор си е д-р, магистер е м-р. Нема разлика во скратениците како што нема разлика ни во целиот збор. Значењето на доктор како лекар или доктор на науки се прецизира од контекстот

    д-р Марија Петровска, општ лекар (или интернист, кардиолог...)
    д-р Филип Стојковски, професор по социологија

    Нема можност за недоразбирање. Ако не е наведена специјалноста, дури и да е напишан целиот збор доктор, а не скратеницата, пак нема да биде јасно за каква титула станува збор. Во практиката, секогаш, барем на првото спомнување на името се наведува и специјалноста.

    ОдговориИзбриши
  19. Анонимен23 април 2013 00:53

    како да се обратиме доколку примачот е непознато лице, незнаеме дали е машко или женско, e-mail почнува со rabota@...

    ОдговориИзбриши
  20. Анонимен18 јули 2014 09:24

    дали д-р сци. се користи само за одбранета докторска дисертација на медицински науки или на било кој други немедицински науки. Дали треба да стои сци. или доволно е само д-р.

    Поздрав

    ОдговориИзбриши
    Одговори
    1. Анонимен18 јули 2014 11:36

      Сци. не се користи воопшто, тоа е странска скратеница (од science). Кај нас, за медицински доктор, се пишува специјалноста д-р спец. или ако нема специјалност само д-р

      Избриши
  21. Малку настрана од темава. Кој е вашиот став кога треба да преведете лична исправа ( пасош, лична карта) издадена во друга држава. На пример пасош издаден во Србија . Во името на субјектот се среѓава буквата q ?
    Поздрав,

    ОдговориИзбриши